Arbeit mit dem SiLK – SicherheitsLeitfaden Kulturgut

Sammlungseinrichtungen haben die Aufgabe, die ihnen anvertrauten Schätze für kommende Generationen zu bewahren. Um dies bestmöglich sicherzustellen, ist es notwendig, sich Gedanken dazu zu machen, wie dieser Schutz erreicht werden kann. Eine strukturierte Herangehensweise ist dafür sinnvoll.

Oberstes Ziel ist immer, Notfälle zu verhindern oder, wenn doch ein Notfall eintritt, die Auswirkungen so gering wie möglich zu halten. So können Originalobjekte und Originalsubstanz am besten erhalten und ein unwiederbringlicher Verlust verhindert werden. Prävention steht also an erster Stelle.

Der Abschnitt „Allgemeines Sicherheitsmanagement“ im SiLK – SicherheitsLeitfaden Kulturgut gibt einen Überblick über alle relevanten Themen, die es in der präventiven Planung zu berücksichtigen gilt. Er dient damit als Handreichung und Anleitung, um in einer Einrichtung die Grundlage für ein funktionierendes Sicherheitskonzept zu legen. Ein Einführungstext gibt maßgebliche Informationen zu den zu berücksichtigenden Themenbereichen Risikoanalyse, Notfallplan, Bergung, Aktualisierung, Kooperation, Leihverkehr und Inventarisierung. Ein 19 Fragen umfassender Fragebogen ermöglicht eine Einschätzung der eigenen Situation zum Allgemeinen Sicherheitsmanagement. Viele Fragen bieten zum besseren Verständnis ergänzende Erläuterungen, Links auf weiterführendes Material und hilfreiche Tipps an. Hier drei Beispielfragen:

1.1 Notfallplanung: Risikoanalyse

Haben Sie eine Risikoanalyse (zum allgemeinen Sicherheitsmanagement und zu Einzelgefahren) durchgeführt?

Erläuterung:

Mit einer Risikoanalyse werden die verschiedenen möglichen Schadensereignisse (Einzelgefahren wie Brand, Diebstahl etc.) im Hinblick auf ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und ihr mögliches Schadensausmaß bewertet. Daraus ergeben sich die für die jeweilige Einrichtung relevanten Risiken.

Wichtig ist es, alle Mitarbeiter in die Risikoanalyse mit einzubeziehen, da jeder für seinen Bereich die beste Einschätzung liefern kann. Unter dem angegebenen Link finden Sie ein Formular, mit dem eine einfache Form der Risikoanalyse durchgeführt werden kann. Für eine eingehendere Risikoanalyse empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Fachleuten.

Link: Formular zur Durchführung einer Risikoanalyse

Tipps:

Literatur:

• Schriftenreihe Institut für Museumswesen (Heft 36): Sicherheit im Museum (Teil 1: Brand, Diebstahl, Haftung) (insb.: Barbara Fischer: Sicherheit im Museum / Einleitung sowie Anlage 2 / S. 90ff.: Checkliste zum Erkennen bestehender Risikofaktoren)
• Christoph Wenzel: Notfallprävention und -planung für Museen, Galerien und Archive (Kölner Beiträge zur Präventiven Konservierung, Band 1, hrg. v. Friederike Waentig), Köln 2007.

1.7 Notfallplanung: Dokumentation

Dokumentieren Sie Unfälle und andere relevante Ereignisse (z.B. Beinahe-Unfälle), werten Sie diese aus und ziehen Sie daraus Schlüsse zur weiteren Verbesserung der Notfallplanung?

Erläuterung:

Unfälle und andere Ereignisse sollten von allen Mitarbeitern (z.B. auch externen Sicherheitsleuten) dokumentiert werden. Diese Dokumentation wird an die zuständige Stelle weitergeleitet. Im Wissenspool (siehe Link) finden Sie ein Muster, wie Unfälle u. ä. dokumentiert werden können.

Link: Formular zur Meldung und Dokumentation von Vorfällen

1.9 Notfallplanung: Krisenstab – Erreichbarkeit und Vertretung

Ist die Erreichbarkeit und Vertretung aller relevanten Personen im Notfall sichergestellt?

Erläuterung:

Das Sicherheitspersonal / Wache bzw. die „erste Person am Ort“, welche im Notfall die Alarmierung empfängt, benötigt die Kontaktdaten aller relevanten Personen. Die Listen müssen regelmäßig (mindestens halbjährlich) und bei jeder personellen Veränderung aktualisiert werden. Um einen geregelten Einsatz sicher zu stellen, sollten für alle relevanten Funktionen der Notfall-Telefonliste Vertretungsketten von 3 bis 5 Personen bestehen.

Link: Muster: Telefonliste bei Alarm

Abbildung 2  Stärkung der Kooperation zwischen Einrichtungen: SiLK-Workshop „Wie gründe ich einen Notfallverbund“ [Christian Ditsch]

Nach Beantwortung des Fragebogens erhält die Sammlungseinrichtung als Auswertung einen Überblick über den Ist-Zustand, relevante Gefahren sowie konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung des Schutzes. Der Einführungstext vermittelt zusätzliche Infos und praktisches Wissen. Die SiLK-Sicherheitsmatrix (siehe Abbildung 1), die im Einführungstext verlinkt ist, bietet eine Zusammenfassung aller möglichen Bedrohungen, die auf die Einrichtungen und ihre Sammlungen einwirken können. Der Wissenspool liefert weitergehende Informationen.

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